Тайм-менеджмент помогает распределить силы и использовать ресурсы наилучшим образом.
Это многогранный процесс. Большинство руководителей знают лишь некоторые его нюансы, и только небольшое количество хороших менеджеров знает все детали.
Тайм-менеджмент – это набор инструментов, который позволяет:
· исключить потери;
· подготовится к совещаниям;
· избежать чрезмерных нагрузок;
· наблюдать за ходом поставленных задач;
· изыскать необходимые ресурсы;
· эффективно планировать каждый день.
Но нужно приложить немного усилий. Самодисциплина – первый шаг на пути к правильному распределению времени. Она поможет избежать лишних затрат сил и времени.
Причины потери времени
Телефонные звонки, общение с друзьями, легкий флирт около кофеварки: всё это мешает нам сосредоточить наши силы и выполнять работу более продуктивно. Конечно, устранить всю не относящуюся к работе активность невозможно (нам нужны перерывы), но если выбор стоит между разговором с приятелем или штрафом за невыполненное в срок задание – выбор очевиден.
Другой распространенный источник бесполезного расхода ресурсов связан с желанием отложить неприятную или сложную работу. Сознание отвлекается на процессы более интересные, при этом продуктивность падает.
Часто драгоценные минуты тратятся в перерывах между маленькими однотипными заданиями. По этой причине целесообразно сгруппировать похожие задачи вместе, таким образом, избегая задержки перед началом выполнения каждого из них.
Существуют обстоятельства, при которых управляющий предпочел бы выполнить работу самостоятельно. Но если задача под силу подчиненным, целесообразнее возложить её выполнение на плечи работников. Это позволит избежать ненужной загруженности и обучить персонал. Наблюдать за выполнением всё же придётся, однако, затраты сил сократятся.
Еще одна проблема — встречи. Общения с другими людьми не нужно избегать, но следует его сократить. Нет необходимости устраивать многочасовые посиделки за обеденным столом. Экономьте время и обсудите все детали по телефону или за чашкой чая.
Неудачный тайм-менеджмент приводит к просроченным заказам. Нужно умело устанавливать дедлайны и придерживаться сроков. Выполнять работу качественно помогут три совета:
— попытайтесь установить комфортные сроки выполнения работы, а если потребуется – просите продлить время;
— требуйте все необходимые ресурсы;
— если сроки кажутся непосильными, справедливо предупредите босса об этом и ищите альтернативу.
Неудачный дедлайн может стать причиной провала.
Тайм-менеджмент руководителя влияет на подчиненных. Следует согласовывать с персоналом задачи и сроки их выполнения. Как руководитель, вы несете ответственность за то, чтобы задачи, возложенные на ваших подчиненных, были завершены успешно. Заведите ежедневник, чтобы отмечать в нем необходимую информацию о текущих поручениях.
Итак, тайм-менеджмент — это систематическое применение стратегий управления временем, которое поможет эффективнее распределять и использовать человеческие ресурсы. Не потребуется больших усилий, но с помощью этого инструмента, вы сможете сфокусировать внимание на действительно важных вещах.